Styremøtelogg

Logg med de viktigste sakene fra styremøtene våre, så ser dere hva vi jobber med!

Tirsdag 9. august 2022

Tilstede: Erlend, Anita, Nikolai, Jorunn og Veronica

1. Vaktmester:
   Vaktmester Tommy har sagt opp i Vaktmester Andersen og slutter 31. august. Erstatter kommer.
2. Radon-målingen:
   Jobber med å nå alle med resultatene. Ta kontakt med styret hvis du er av de som ikke har fått resultatene! Det blir befaring hos de som hadde verdier over grensen.
3. Trær:
   Treet i Paviljonggården, i hjørnet ved nr. 37, som vi skulle følge med på, ser bra ut. Ingen tegn på at det er i dårlig forfatning. Vi jobber med erstatning av fellte trær.
4. Utbyggingssaker:
   Oppfølging av pågående saker.
5. Klimatiltak:
   Styret kontakter tilbydere og innhenter tilbud.
6. Utleie:
   Vi jobber med oversikt. Styret vil ta kontakt der vi ikke har mottatt søknad om utleie.
7. Vipps-konto:
   OBF jobber med en løsning.
8. Nabolagsfestival:
   Søndag 28. august. Program i alle bakgårdene. Annonsert på FB, oppslag og nettsidene. Alle kan invitere venner og familie. Hvis det skulle bli veldig dårlig vær kan det være at et par av konsertene blir flyttet til uken etter, mens alt det andre går etter planen.
9. Markere stoppekraner:
   Har stått på planen en stund, vi følger opp.
10. Velkomstbrev til nye beboere:
    Stått på planen en stund. Prøver å få i gang distribusjon nå.
11. Hellene ved søppelkassene:
    Vi gir opp å få det fikset av de som gjorde arbeidene, så vi fikser selv.
12. Klage fra borettslag i Holmestrandgata:
    Beboere i vårt borettslag har kastet søppel i deres søppelkontainere. Dette skal IKKE gjøres. Søppel fra vårt borettslag skal kun kastes i våre søppelkontainere i den lille veistubben. Vi lager sak på Facebook.
13. Rørprosjektet:
    Alle må være obs på at vannet vil være avstengt også i de ukene det jobbes med bunnledningene. Det kommer ikke så godt frem i informasjonsbrosjyren som deles ut.
14. Utstyrsdeling i borettslaget:
    Vi ser på muligheten for å opprette en ordning for utstyrsdeling i borettslaget. Både som et praktisk tiltak, men også som et miljøtiltak. Undersøke om det er midler å få til dette.
15. Brannvarslingsanlegget:
    Det trådløse, seriekoblede anlegget vi har i dag er både veldig ressurskrevende å vedlikeholde, og det er dyrt med batteribytter. Styret ønsker å undersøke muligheten for å bytte til et seriekoblet, kablet anlegg i stedet for. Styret innhenter tilbud fra leverandører. Tar det opp som sak på GF 2023.
16. Rotteplager:
    Rotteplager enkelte steder i borettslaget. Jobbes med saken.
17. Dugnad + utekino:
    15. oktober
18. Neste møte:
    13. september

Tirsdag 14. juni 2022

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai, Jorunn og Veronica

1. Nytt styremedlem og fordeling av ansvarsoppgaver:
   Inger går ut av styret og Veronica Solheim kommer inn. Takk for en kjempejobb Inger og velkommen til Veronica!
   Fordeling av ansvarsoppgaver ser nå sånn ut:
   – Anita: nett og kommunikasjon, vaskeri og utleie
   – Erlend (styreleder): administrasjon, drift, hms og økonomi
   – Jorunn: uteområder, dugnad og sosialt
   – Nicolai: bygningsmasse og vedlikehold (rørprosjektet ut 2022)
   – Veronica: utbygging
2. Fordeling av styrehonorar:
   Honoraret er nå på 250 000,-. Det deles i 6 deler, med 2 deler til styreleder og en del til de 4 andre.
3. Radonmåling:
   Radonmåling i hele borettslaget er nå gjennomført for første gang. Målere ble delt ut til alle i første og andre etasje, og ganske mange leverte inn målerene for registrering. Noen enheter (4) har over 200 Bq/m3 (som er øvre grense) og noen (6) har verdier i grenseområdet. Tiltak bør derfor settes inn, spesielt for de med over 200. Nicolai følger opp og kontakter Radonmannen, samt de enhetene med for høye verdier. Tiltak som må settes inn i utbygde kjellere vil måtte skje på eiers bekostning hvis det er mindre enn 5 år siden utbyggingen skjedde.
4. Planting av nytt tre som måtte felles:
   Jorunn kontakter arborist og undersøker.
5. Knuste heller foran søppelkassene:
   Enklest at vi kjøper inn heller og fikser det selv på dugnaden.
6. Etterisolering:
   Fått inn 3 anbud. Gå for Enova. Der må vi gi tilbakemelding på hva vi vil ha undersøkt av tiltak og vi ønsker dette: lokal energiproduksjon og energireduserende tiltak.
7. Utleie:
   Dårlig respons på utsending av brev. Følge opp de leilighetene vi vet at andelseier selv ikke bor i. Oversikt over utleie fører vi selv og legger på Teams.
8. Mange småting som må utbedres:
   Glippe i isolasjon i nr. 39, lekkasje i nr. 29, portal med sprekk, fikse trapp, lekeplassen, rette opp stenger i port og male, vannboble på veggen i 31. Nicolai går befaring med vaktmester Tommy.
9. Vippskonto:
   Må opprettes
10. Lyslenker i bakgårdene:
    Vi har hatt meningsmåling på FB om lyslenkene skal henge oppe hele året eller kun på vinteren. Flertall for at de kan henge oppe hele året. Det gir både stemning og det gjør bakgårdene lysere sånn at vi feks hindrer tyveri. Så de som ønsker det kan da slå på lysene igjen.
11. Asfaltering i bakgårdene:
    Hull i barnehagegården og i paviljonggården bør utbedres. Koster 16000,- Vi bestiller arbeidet.
12. Nabolagsfestival:
    Borettslaget fikk penger av bydelen for å lage en nabolagsfestival, og søndag 28. august skjer det.
13. Merking av stoppekraner:
    Vi har skiltene, Nicolai tar jobben.
14. Velkomstbrev til nye beboere:
    Brevet ligger klart på Teams, ev oppdateres hvis noe nytt har blitt aktuelt. Erlend begynner nå å dele ut.
15. Vise frem leiligheten din?:
    Undersøker om vi kan få til en visningsrunde med åpent hus for å se borettslagets mange forskjellige leiligheter. Frivillig!
16. Dugnad:
    Regnskapet for vårdugnaden ble på 34.000-, Bør sette datoer for et helt år på starten av året eller tidligere, så kan alle planlegge for når det blir dugnad, sommerfest ol.
    Sommerdugnaden + sommerfest kommer litt sent i år, fredag 1. juli.
17. Nysådd gress:
    Planen var å beholde sperrebåndene til over sommeren, men de har sakte men sikket forsvunnet en del steder, og vaktmester har klippet det. Så da kan plenene tas i bruk, men de sperrebåndene som fortsatt er der lar vi være.
18. Informasjon/kommunikasjon:
    – Oppdatere oversikt over nytt styre på nett og på oppslag i oppgangene
    –  Legge ut protokoll fra generalforsamlingen på nett.
    – Lage sak om dugnad på nett og lyslenker i bakgårdene på FB.
    – Beboermapper i forbindelse med rørprosjekt må distribueres til alle som ikke har fått det ennå.
19. Neste møte: Tirsdag  9. august

Tirsdag 8. mai 2022

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Vask av midlertidige sanitærbrakker:
   Foreløpig plan er at de vaskes 1 gang i uka. Vi følger med på om det er nok, hvis ikke ber vi om at det vaskes litt oftere. Foreløpig ser det bra ut.
2. Dugnad:
   Veldig bra oppmøte og innsats av alle på dugnaden 30. april! Mye ble gjort, spesielt med såing av gress både inne i bakgårdene, men også på alle gressområdene rundt borettslaget. Pga kontainere og vanningsbegrensningene blir ikke plenene utenfor 37 og bortover tatt før neste år. Ved neste dugnad bør oppgavene deles inn i større/mindre oppgaver når arbeidet fordeles sånn at vi passer på at de store/viktigeste oppgavene blir fordelt.
   Vårdugnaden ble den «store» dugnaden på denne siden av sommeren, men vi bør ha en til før sommeren, med en liten sommerfest. Foreløpig har vi ikke funnet en dato som passer, men vi jobber med saken!
3. Merking av stoppekraner:
   Vi har skilt for merking, så styret tar nå en runde i alle kjellere for å få merket disse tydelig.
4. Økonomi:
   Økonomien er god, vi har litt til overs, så vi ser på om det er noen små prosjekter som kan settes i gang.
5. Generalforsamling:
   Vi gikk i gjennom alle sakene til generalforsamlingen 12. mai.
6. Trær i borettslaget:
   Etter felling av svenskeasal i veistubben og bjørk ved nr. 29 ser vi på om vi planter nytt. Vi undersøker om vi er pålagt dette siden gården står på gul liste hos byantikvaren. Hvis det plantes nytt i veistubben blir det en ny svenskeasal siden resten av alleen består av dette. Vi følger også med på bjørka i hjørnet ved nr. 37 i paviljonggården. Kontakter Aker trepleie hvis vi ser at treet ikke ser friskt ut.
7. Etterisolering av bygningsmasse:
   Kan søke støtte hos Enova, men først må noen selskaper kontaktes sånn at vi får et overslag over hva det vil koste å gjøre dette og ev andre miljøtiltak. Søknad kan så sendes til Enova. De dekker opp til 400.000, borettslaget må dekke 50.000. Vi jobber videre med saken.
8. Utleie:
   Styret sendte ut brev til alle andelseiere tidligere i vår med oppfordring om å sende inn skjema hvis man leier ut, eller tenker å leie ut. Dette gjelder også hvis leiligheten disponeres av familiemedlemmer. Utleie er stort sett uproblematisk, men styret må vite hvilke leiligheter som leies ut ut fra et HMS-perspektiv. Vi er også pålagt i borettslagsloven å føre oversikt over dette. Vi fikk inn 2 søknadet i forbindelse med brevet, så da mangler det fortsatt søknader. Vi må derfor jobbe videre med kartlegging, ved å kontakte beboere direkte, legge brev i postkasser osv. Styreleder svarer de som har sendt søknader.
9. Stenge av veisnutt om sommeren for velferdstiltak:
   Vi følger opp dette neste år. Vanskelig i år pga blant annet rørfornyingsprosjektet.
10. Bygningsmasse og utearealer:
    Disse sakene jobbes det med: brannanlegget i Stvg. 29, pipeløp i Bergensgata 24c, måling av vanntrykk, bobler på grunnmur i 31 (vaktmester), portene males og stenger rettes opp (vaktmester), fixe utetrapp i Bergensgata 20 (vaktmester), fixe asfalt i bakgård (vaktmester), påkjørt utelys fixet, skifte ut siste kjellervinduer som gjenstår etter fasaderehabiliteringsprosjektet. Står to ekstra vinduer i vaktmesterboden. (Malerkompagniet kontaktes).
11. Utbygginger:
    En del pågående saker. Kontraktsmøter gjennomført. Venter på ferdigstillelse av flere prosjekter. Arbeid med alle utbyggingssakene som skal opp på genfors er gjort.
12. Bydelsfestival:
    Mulig bydelsfestival i juni. Mer info kommer.
13. Parkering:
    Vi følger opp parkering i bakgårdene og foran portene med å legge parkeringslapper på bilene. Infosak lages også på nettsidene og postes på FB. Vi ønsker så lite parkering som mulig i bakgårdene, derfor følges dette ekstra opp.
14. Vipps-konto:
    Vi oppretter en bedriftskonto sånn at vi enklere kan administrere utlegg.
15. Lyslenker i bakgårdene:
    Det har kommet ønske fra noen beboere om at lyslenkene skrus av og kun er på i tiden rundt desember. Vi lager en poll på FB hvor folk kan si sin mening.
16. Nabolagsfestival:
    Vi fikk tildelt penger fra kommunen for å lage nabolagsfestival. Mulig dato i august. Undersøker booking av artister (i borettslaget?) Mer info kommer.
17. 17. mai:
    Det arrangeres tog (kl. 14) og langbord for alle beboere som ønsker å delta. Arrangement-side ligger på FB.
18. Velkomstbrev for nye beboere:
    Velkomstbrevet er laget, styreleder følger opp med å dele ut.
19. Julebord/avslutning:
    Koronaen har satt en stopper for dette de siste årene, men nå prøver vi å få til en samling med både avtroppende og påtroppende styremedlemmer. Finner en dato som passer!
20. Neste møte: Tirsdag 14. juni

Tirsdag 5. april 2022

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Gjennomgang og forberedelser av agendaen til generalforsamlingen 12. mai.
2. Soilrør:
   Vi har nå fått informasjon om oppstart, fremdriftsplan og planlagt informasjonsmøte. Vi ser at oppstart kommer litt for raskt etter påske og dermed med for kort varsel til beboerne, så vi kontakter TT-Teknikk og hører om de kan forskyve litt.
3. Dugnad:
   Mye er i boks, resten avtaler vi digitalt frem mot dugnaden 30. april.
4. Neste møte: 10. mai

Tirsdag 8. mars 2022

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Soilrør:
   Vi har signert med TT-Teknikk AS, og har fått tilbud om finansiering fra Handelsbanken. TT-Teknikk lager fremdriftsplan og avholder infomøte med alle andelseiere samlet.
2. Vannlekkasje fra balkong:
   Pågående prosess. Litt skader på fasade, Gjensidige er på saken.
3. Trær og trefelling:
   Aker Trepleie feller svenskeasalen onsdag 9/3. Starter sånn 0730. Når det gjelder bjørka på innsiden av porten inn til Paviljonggården så følger vi med på bladsprett og sånn utover våren og tar kontakt med dem hvis vi ser at treet må undersøkes nærmere for råte. Når det gjelder planting av nytt tre /nye trær så står vi på Byantikvarens gule liste og vi er derfor pålagt å plante nytt.
4. Radonmåling:
   Målingene er godt i gang, og det virker som om de fleste hvertfall har tatt inn målerne som har blitt gitt ut.
5. Utleie:
   Vi har skrevet brev som skal sendes ut til alle andelseiere for å kartlegge utleie i borettslaget.
6. Sommerstenging av veistubb uten navn:
   Styret undersøker potensiell enveiskjøring fra Bergensgata retning Stavangergata.
7. Frivillighetsmidler:
   Ikke fått tilbakemelding ennå.
8. Parkering:
   Vært mye rot i bakgårdene den siste tiden fra utbygginger og parkering av håndtverkere. Spesielt Barnehagegården er preget av dette. Vi strammer inn på parkeringen, og trykker opp gule lapper som legges på parkerte biler foran porter og i bakgårdene.
9. Vaskeriet:
   Vi har hatt årlig vedlikehold på maskinene i forbindelse med vedlikeholdsavtalen vi inngikk tidligere i år. Han byttet da 2 defekte varmeelementer og et defekt/slitt lofilter på tørketrommelen. Ellers så det greit ut.
10. Neste styremøte: Tirsdag 5. april

Tirsdag 8. februar 2022

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Soilrør:
   – Vi må ha en ekstraordinær generalforsamling for godkjenning av lån til finansieringen av soilrør-prosjektet. Kan ha den på Zoom.
   – Forslag om at Christoffer V. i Bergensgata 18 trer inn i styret i perioden 2022-2023 for å bistå i soilrør-prosjektet. Behandles på ordinær generalforsamling.
   – Møte neste uke hvor styret går inn for hvilket firma som skal ta jobben.
2. Nye lys på loftene:
   – Noen av lysene er sluttsjekket, vi sjekker resten.
3. Utekontakt i Paviljonggården:
   – Ny kontakt er montert.
4. Lekkasje i Stavangergata 35:
   – Malerkompagniet skal opp med lift for å sjekke.
5. Sjekk av trærne:
   Vi har fått rapporten fra Aker trepleie etter deres gjennomgang av alle de store trærne i borettslaget, og her er noen punkter:
   – Svenskeasalen ved porten inn til Paviljonggården ved nr. 37 er dessverre så syk at den må felles. Aker trepleie tar jobben. Vi informerer beboerne.
   – Tilstanden til bjørketrærne varierer fra god stand, til at de kanskje er i avviklingsfasen, til at ett av trærne må følges opp og sjekkes nærmere for å se hvor dårlig stand det er i.
   – Trær som felles erstattes av nye trær.
   – For at trærne skal leve lange liv må de «plages» minst mulig. Graving ved f.eks drenering må planlegges nøye for å ikke skade trærne.
6. HMS-runder:
   – Blitt forsinket pga sykdom.
7. Radon-måling:
   – Poste påminnelse om at 15. februar er aller siste frist for å legge ut radon-målerne.
8. Benkene i Klokkegården:
   – Blir fikset etter vinteren.
9. Huskene i Paviljonggården:
   – Underlaget er litt hardt. Bør fjernes noe stein, legges nytt underlag? Mulig dugnads-jobb.
10. Ødelagte heller ved søppelkassene:
    – Styret har purret Flexcom pga de ødelagte hellene ved søppelkassene etter gravearbeidet. Ikke fått svar. Mulig vi må fikse det selv.
11. Etterisolering:
    –  Det er for tiden høye strømpriser, så vi undersøker pris på etterisolering av leilighetene. Sjekke om vi kan få noe støtte fra Enova.
12. Nøkkel til papirdunken:
    – Alle styremedlemene har nå nøkler til kontaineren.
13. Utleie i borettslaget:
    – Som et ledd i borettslagets HMS-arbeid skal vi kartlegge hvilke leiligheter som per dags dato er utleid, og videre følge opp rutinene/reglene for utleie i borettslaget. Ved f.eks brann er det viktig å vite hvem som bor i leilighetene! Det er altså lov å leie ut for en 2-års-periode, men alle må søke styret når man ønsker å leie ut.
    – Vi sender brev til alle andelseiere via OBF
    – Amnesti for de som i dag leier ut, men ikke har søkt. Leieperiode starter fra vi får søknaden.
14. Ubenyttede fellesarealer:
    – Vi ser på mulighetene for å utnytte tomme fellesarealer bedre, f.eks til samlingslokale for beboerne.
15. Sommerstenge veistubb?:
    – Styret ser på mulighetene for å sommerstenge veistubben mellom gårdene våre. Området kan da benyttes på en annen måte enn i dag.
16. Frivillighetsmidler:
    – Styret har søkt kommunen om 74.000,- i frivillighetsmidler til f.eks en nabolagsfestival, konserter, foredragsholdere, sommerfest eller liknende. Søkt midler med tanke på å bidra til godt naboskap i området, og å gi folk en mulighet til å bli kjent o.l.
    – Håper på svar før påske!
17. Paviljongen:
    – Vi ønsker å se på muligheten for å oppgradere paviljongen litt for å f.eks gjøre det mulig å bruke den på vinteren. Vi sjekker hva det vil koste.
18. Skjemmende isolasjonspapp:
    – Beboer melder om at det stikker opp noe skjemmende isolasjonspapp ved en av leilighetene i Paviljonggården. Må fjernes. Utbygger fått beskjed.
19. Brannsystem i en av oppgangene:
    – Virker som det er dårlig signal enkelte steder. En beboer mener systemet ikke har slått ut på røykfyllt leilighet. Skal slå ut på både røyk og flamme. Saken følges opp.
    – Lage sak hvor vi minner om at brannsensorene aldri skal røres av beboerne. Det er ingenting vi selv kan fikse med sensorene, så det er ingen grunn til å prøve å åpne eller ta de ned.
20. Ordinær generalforsamling:
    – GF i mai, varsel 6 uker før.
    – 1. april er frist for å sende inn saker.
    – 2 av styremedlemmene er på valg. Valgkomiteen rekrutterer nye mulige medlemmer.
21. Dugnad:
    – Vårdugnaden blir lørdag 30. april.
22. Neste styremøte: 8. mars

Tirsdag 11. januar 2022

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Budsjett:
   Siste tallene for 2021 viser at vi går med ca. 500.000 i overskudd.
2. Soilrør:
   Ikke fått inn flere anbud, så da inngår vi straks avtale med det firmaet vi har fått tilbud fra. Styret jobber med finansieringen av prosjektet (lån). Ramme for finansieringen godkjent i GF tidligere.
3. Lys i fellesvaskeriet og dobbelstikkontakt i paviljongen:
   Elektriker fra Caverion bestilt for jobben.
4. Felling og sjekk av trær:
   Bjørka ved Stavangergata 29 er nå felt, og Aker trepleie holder på å sjekke tilstanden til de andre trærne.
5. Telia-prosjektet:
   Alt planlagt arbeid er nå fullført, men Flexcom jobber fortsatt inn mot noen leiligheter for diverse feilretting.
6. Vaskeriet:
   Inngått serviceavtale for årlig vedlikehold.
7. HMS:
   Vi starter med HMS-runder i uke 3 (utsatt pga sykdom)
8. Radonmåling:
   Vi setter i gang nå. Vi kjøper inn måleutstyret, deler ut og samler inn. Gjelder alle som bor i U, 1. og 2. etasje.
9. Nøkler til avfallskontaineren:
   Nøkler er kjøpt inn.
10. Anbud trappevask:
    Vi har sjekket prisen vi betaler for vasking på fellesarealer og ser at det er et såpass godt tilbud at det ikke er noen vits i å hente inn nye anbud.
11. Hull i isolasjon (sak fra beboer):
    Det er meldt inn at det er hull i isolasjonen på loftet i Stavangergata 39, og at det derfor må fyres ekstra for å kompensere. Vi ser på saken.
12. Parkeringslapper:
    Vi har trykket opp lapper til å legge på biler som parkerer foran portene. Parkeringsforbudet i bakgårdene tar vi opp senere som en egen sak.
13. Oppussing av benker i Klokkegården:
    Nye planker er bestilt.
14. Branntetting i kjellere:
    I brannsikkerhetsgjennomgangen for en stund siden var dette et av punktene vi måtte utbedre. Firesafe har nå gjort denne jobben.
15. Oversikt over utleie i borettslaget:
    Henvendelse sendt OBF, venter på svar.
16. Endring av vedtekter:
    Det har kommet inn et forslag om en endring i vedtektene i forbindelse med utbygginger. Vi tok en første gjennomgang av forslaget. Følges opp.
17. Informasjon/nett/FB:
    – Lage sak på nett og FB om de tre alternativene vi har i Telia-abonnementet vårt.
    – Legge ut informasjon på nett og FB i forkant av planlagte HMS-runder.
    – Lage sak på nett og FB om radonmåling.
    – Lage film på FB om kasting av papp og papir, og nøkkel til papirdunken.
18. Neste styremøte: Tirsdag 8. februar

Tirsdag 7. desember 2021

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Felleskostnader 2022:
   Denne gangen justeres felleskostnadene kun utfra en KPI-justering på 3,5%.
2. Soilrør:
   Vi innhenter anbud, blir snart spikret hvilket vi går for. Det blir kalt inn til informasjonsmøte for beboere når avtalen og planene er klare. Regner med oppstart sommeren 2022.
3. Lys på loft:
   Ferdigmontert av Grønn Strøm.
4. Telia-prosjektet:
   Går fremover. Telia skal inn i alle leiligheter i januar. Alle ting som må rettes opp i etterkant av graving ol er meldt inn til Flexcom/Telia.
5. Fellesvaskeri:
   Problemene vi hadde tidligere med betalingen ser ut til å ha løst seg. Har kontaktet Electrolux for å få på plass en årlig vedlikeholdsavtale.
6. HMS:
   Skal i gang med sjekklister i januar
7. Budsjett:
   På grunn av noen uforutsette utgifter mot slutten av året ser budsjettet ut til å gå i 0.
8. Nøkler til papiravfallscontainer:
   Erlend trykker opp flere nøkler
9. Anbud på renhold:
   Inger sjekker pris og ser om vi henter inn  nye anbud.
10. Radonmåling:
    Undersøker om vi rekker å gjøre det i vinter, da settes det i gang på nyåret.
11. Sprekk i muren inn til Paviljonggården:
    Sprekken er kun kosmetisk og utgjør ikke noen fare. Fikses til våren.
12. Utbyggingssak i Bergensgata 24 C:
    Ekstraordinær generalforsamling 14. desember hvor nye tegninger blir lagt frem.
13. Revisor:
    Ny revisor ble valgt på ektraordinær generalforsamling 30. november. Revisorfirmaet SLM Revisjon ble valgt.
14. Dugnadsgebyr:
    Deltakerlistene for 2021 sendt iunn, så da vil dugnadsgebyret komme senere i 2022.
15. Julegrantenning:
    Arrangementet var en stor suksess, med mange fornøyde fremmøtte!
16. Løvblåsing:
    Det har kommet spørsmål om det er nødvendig med så hyppig løvblåsing i borettslaget. Styret gir beskjed til vaktmester at de kan ta ned frekvensen noe.
17. Oppussing av benkene i Klokkegården:
    Står på oppgavelisten til vaktmester.
18. Skadedyr:
    Leilighet som hadde rotte i taket: Da skadedyrkontrollen til slutt åpnet opp fant de ikke rotta, og den var mest sannsynlig inntørket og lukten hadde gitt seg.
    Bod med borebille: Tiltak med avfukting blir gjort til våren.
19. Forslag på FB om navneendring til Bjølsen hageby:
    Dette er ikke noe styret tar tak i.
20. Informasjon:
    Oppdatere informasjon på nett om nytt medlem i hagegruppa
21. Oversikt over utleie i borettslaget:
    På grunn av sikkerhetsårsaker bør vi ha en oppdatert oversikt over hvilke leiligheter som leies ut. Utleie er lovlig, men det må meldes til styret. Vi innhenter hjelp fra OBF på hvordan vi skal gå frem for å få denne oversikten.
22. Neste styremøte: Tirsdag 11. januar.

Tirsdag 16. november 2021

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai, Jorunn, og 4 beboere i Bergensgata 24c på sak 1

1. Utbyggingssaker:
   – 2 andelseiere i Bergensgata 24c presenterte utbyggingssakene sine på nytt for styret grunnet endringer i opprinnelige
   tegninger som tidligere er godkjent i generalforsamlingen. Styret diskuterte saken i etterkant, og konkluderte med at vi må innhente råd fra jurist i OBF om styret kan godkjenne nye tegninger eller om det må innkalles til en ekstraordinær generalforsamling.
   – Utbygginger: Styret har gjennomført flere sluttbefaringer siste tiden.
2. Bygningsmasse og vedlikehold:
   – Det er funnet en død rotte i taket hos en andelseier, og det har blitt en forsikringssak. Styret bestemte at borettslaget betaler egenandelen på forsikringen.
   – Borebille-angrep i en av bodene: Saken har vært undersøkt, og det skyldes fukt i boden. Ikke funnet andre steder, og det gjøres fuktutbedringer i berørt bod.
   – Soilrør: Vi har innhentet et anbud på jobben, og det ligger an til at det ikke trenger å bli alt for inngripende og dyrt. Vi innhenter et par anbud til. Mulig oppstart av jobben en sommeren 2022. Vi må forberede oss på at bad ikke vil være tilgjengelig i kortere perioder, og at det blir satt opp midlertidige løsninger ute. Styret kommer med mer informasjon når vi har inngått en avtale.
   – Mer lys på loftene: Vi går for enkel løsning.
   – Sprekk i porten inn til Paviljonggården: Sprekken blir reparert. Denne sprekken har blitt reparert en gang tidligere også, så vi følger med på tilstanden til porten videre.
3. Uteområder:
   – Hagegruppa: Tonny skal flytte, og går derfor ut av hagegruppa. Hilde V. i Bergensgata 18b blir nytt medlem for Paviljonggården.
   – Gressklipper, lekeapparat og branndør er solgt på Finn eller donert bort.
   – Felling og sjekk av trær: Bjørka ved Stavangergata 29 blir felt, og det blir gjort kronesjekk på de resterende bjørketrærne og trærne ute i veien 10. og 11. januar. Andrew J. i Bergensgata 24c overtar det fellte treet for ved.
   – Medlemmene i hagegruppa får en julegave som påskjønnelse for det arbeidet de legger ned i bakgårdene våre.
   – Liste over alle dugnadsdeltakere i 2021 må lages. Vi samler inn infoen og får det sent over til OBF.
4. Vaskeri:
   – Nye problemer med betalingen har blitt meldt inn, og vi har tatt en ny gjennomgang. Problemet er mest sannsynlig at
   betalingskort krever pin-kode hver 10-20 gang man bruker det. Korte stans pga nettverk og programvare kan også forekomme. Informasjon om problemet og løsning er postet på nettsidene, på FB og som oppslag i vaskeriet.
5. Informasjon:
   – Vi har laget et velkomstbrev med nyttig informasjon til nye beboere. Styreleder legger i postkassen når nye beboere flytter inn.
6. Sosialt:
   – Julegrantenning: Felles arrangement på søndag 28. november klokka 1730. Det blir kjøpt inn et stort tre til Klokkegården (deres tur i år), og to mindre trær til de andre bakgårdene + lyslenker. Godteri og annet er også innkjøpt, og nissen har bekreftet deltakelse!
7. Neste styremøte: 7. desember

Tirsdag 12. oktober 2021

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Økonomi:
   – Økonomien ser bra ut. Flere store prosjekter har blitt billigere enn forventet.
2. HMS:
   – Vi inngår vedlikeholdsavtale for fellesvaskeriet (i tillegg til serviceavtalen vi allerede har).
   – På grunn av brannfare må iSekker og annet avfall i forbindelse med oppussinger ikke lagres inntil husveggene! Styret følger opp.
3. Fellesvaskeriet:
   – Vi har hatt service, og betalingsautomaten er nå låst til en fast nettleverandør. Ikke meldt om flere problemer etter at dette ble gjort.
4. Uteområder:
   – Orientering om forberedelsene til dugnaden 16. oktober.
   – Vi har fått et anbud på felling av bjørken utenfor nr. 29, samt kronesjekk og beskjæring av de resterende bjørkene i borettslaget. Vi går for anbud, men de må også ta ev. kronesjekk av trærne ute i veien (som ikke var med i anbudet) når de kommer med lift for å se på bjørkene.
   – Borettslaget eier to hekkesakser som kan benyttes, en elektrisk og en som går på bensin.
   – Nøkkel til papirdunkene (for å løse opp i propp) legges på sted andre også har tilgang. Info på FB. Ev. spør styret.
   – Det ble knust noen heller foran søppel- og  papirdunkene under graving for Telia-prosjektet. Styreleder følger opp.
   – Benkene i Klokkegården trenger noen nye planker, så det vil bli bestilt.
   – Snøfreseren er solgt for 4.000,- Gressklipper, lekeapparat og branndør legges også ut.
   – Det er mye parkering i bakgårder og foran portene. Vi tar det som en egen sak på neste styremøte. Inntil videre følger vi opp parkering foran portene.
5. Bygningsmasse og vedlikehold:
   – Det har kommet en stor sprekk i muren ved porten inn til Paviljonggården (den nordlige porten). Kan se ut som noen har kjørt i porten. Vi sjekker om det må sikres og ev. mulighet for forsikring.
   – Innstallering av lys på loftene: Sett på tilbud med sensor og LED-lys, men vi ber heller om tilbud på den typen lamper vi har i dag.
   – Det har vært røykutslag i leilighet i Bergensgata 24c når nabo har fyrt i peisen. Fyreforbud i oppgangen inntil feilen er utredet og utbedret.
   – Soilrør: Vi tar kontakt med firma for å starte jobben med utbedring av soilrørene. Video av rørene for noen år siden viste skader.
6. Sosialt:
   – Høstfest etter dugnaden 16. oktober.
   – Julegrantenningen blir første søndagen i advent. Juletre, ev. en juletrefot for utendørsbruk, og gløgg og godteri kjøpes. Julenisse skaffes, og borettslagskoret er i gang med øving!
7. Valg av ny revisor: Vår revisor gjennom mange år, Hedmark Revisjon, har gått av med pensjon og vi må derfor velge ny revisor. OBF ordner mye av prosessen, men styret må komme med en anbefaling av tre kandidater som har kommet med anbud. De tre er: SLM Revisjon AS, Revisjonsforetaket Blåberg AS og Alpha Revisjon AS. Styret er enig om å anbefale SLM Revisjon. Styret vil videre innkalle til en ekstraordinær generalforsamling (digital) hvor ny revisor blir valgt. Innkalling kommer per e-post.
8. Informasjon:
   – Alle nye beboere skal få et informasjonsskriv i posten.
   – Trykke opp lapper til å legge på biler som parkerer foran porten.
9. Neste styremøte: 16. november

Tirsdag 31. august 2021

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. HMS:
   – Dette arbeidet tas nå tak i. Sjekklister styret skal bruke når vi skal utføre HMS-runder er opprettet. Rundene vil skje med ulik hyppighet, så det vil også bli utarbeidet en frekvensplan. Rundene blir fordelt mellom styremedlemmene. Vaktmester har allerede en del av punktene på sin faste liste, så vi må også få oversikt over hva de sjekker og hva vi sjekker.
   – Papirbeholderen blir ofte full, men som regel er det dårlig sammenbrettet papp som lager propp. Vi har nøkkel så vi kan dytte pappen ned, men for å unngå dette er det viktig at alle påser at pappen brettes som den skal før den kastes. Sak på FB for å minne om dette. Lager en ordning med flere nøkler så flere kan fikse propper i papirdunken.
2. Utbyggingssaker:
   Informasjon om status for prosjektene.
3. Dugnad:
   Høstens dugnad blir lørdag 16.oktober kl. 11.00, og det blir en vanlig 1-dagsdugnad. Jorunn (ny dugnadsansvarlig) skal ha møte med hagekomiteen 14.september for å planlegge. Etter dugnaden planlegges det et sosialt opplegg med kino for barna, lotteri ++.
4. Uteområdene:
   – Ønske fra beboer om å ha kaninbur i barnehagegården ble behandlet, og styret sier nei til dette på bakgrunn av at det krever bruk av ganske stor plass på fellesareal mange bruker, og fordi plassering kan gi sjenerende lukt etc.
   – Rydding/systematisering av redskapsskjulet og vaktmesterboden fortsetter, og vi prøver å rendyrke redskapsboden med hageting og vaktmesterboden med andre ting.
   – Ødelagt utekran ved Bergensgata 18 er fikset.
   – Felling og beskjæring av trær: Vi har ikke fått et tilbud ennå, så vaktmesterfirmaet purrer trefeller.
   – Ny elektrisk hekkesaks: Vanskelig å få tak i batteri/lader til den, men vi har funnet to gamle (en elektrisk/en på bensin) som kan
   brukes.
5. Gjennomgang av ordensreglene:
   Vi gikk igjennom et forslag til reviderte ordensregler. Vi innfører ingen nye regler som må godkjennes på generalforsamlingen, endringene er kun presiseringer og små oppdateringer der teksten er foreldet. Se de oppdaterte ordensreglene med endringene.
6. Service på fellesvaskeriet:
   Vi har hatt servicemann på besøk for en første sjekk. Problemet med kortautomaten hvor man av og til får beskjed om at betaling med kort ikke er mulig skyldes mest sannsynlig ujevn mobildekning i kjelleren. Prøver å låse maskinen til en mobiloperatør. Hvis ikke det fungerer flyttes antennen til utsiden av vinduet.
7. Lamper på fellesarealene på loftene:
   Mange steder er det veldig mørkt. Styret kjøper lamper og kontakter elektriker.
8. Kroker til barnesykler/sparkesykler er hengt opp i sykkelboden i Paviljongården
9. Trappevask:
   Vi bør innhente nye anbud på tjenesten.
10. Budsjett for dugnader (og innkjøp mellom dugnadene):
    Dugnadsbudsjettet for i år er på ca. 80.000, som fordeles mellom bakgårdene. Barnehagegården har en litt større del av potten (30.000) siden det er 6 (7) oppganger som «hører til» der. Styret applauderer gode initiativ, så hvis man har noe man ønsker å gjøre/kjøpe er det alltid mulig å søke styret selv om budsjettet kanskje er sprengt.
11. Informasjon:
    – Oppslag om at alle må sjekke nettsidene for oppdatert informasjon fra borettslaget henges opp på alle ytterdørene. Også info her om  Telia-oppgraderingen.
    – Prosjektsiden for Telia-prosjektet oppdateres jevnlig, og hver gang ny info kommer.
    – Oversikt over nytt styre med ansvarsoppgaver hengt opp i alle oppgangene.
    – Siden med ordensregler oppdateres, og nye oppslag lamineres og henges opp i oppgangene.
12. Neste styremøte: tirsdag 12. oktober kl. 19

Tirsdag 3. august 2021

Tilstede: Erlend, Inger, Anita, Nikolai og Jorunn

1. Egenandel på forsikring:
   Vi har en vannlekkasje fra en av balkongene i borettslaget. Egenandel på forsikring dekkes av borettslaget når vannet kommer fra balkongen. Styret tar kontakt med Malekompaniet ang de nye nedslagsrørene som kan være en mulig årsak til lekkasjene.
2. Ordensregler:
   Vi lager nytt utkast til ordensregler til neste møte.
3. Lekehest og branndør:
   Vi har et ubrukt lekeapparat og en stor branndør stående på lager. Dette selges nå på Finn.
4. Informasjon:
   – Det henges opp nye oppslag i oppgangene med oversikt over styret og fordeling av oppgavene.
   – Saken «Livet i bakgården» publiseres på nett og FB for å sette fokus på hvordan vi sammen bruker bakgårdene våre. Vi skal også sende ut info om dette ved starten av hver sesong som en påminnelse.
   – Bakgårdsfestivalen annonseres på FB, nettsidene og med oppslag på ytterdørene.
   – Noe informasjon om hvordan vi best kan hindre lekkasjer og tette soilrør distribueres.
5. Redskapsboden:
   Det tas en opprydding i redskapsboden for å få mer plass. Viktig å holde orden her og oppdatere inventarlisten.
6. Kroker i bod i Paviljonggården: Det ble kjøpt inn noen kroker i forbindelse med vårdugnaden som ikke ble brukt. Vaktmester kontaktes for å få de skrudd opp i taket i boden for bedre utnyttelse av plassen.
7. Felling og beskjæring av trær: Vi følger opp saken nå etter sommeren, og ber om å få tilsendt et tilbud på jobben.
8. Elektrisk hekkesaks:  Saksen mangler oppladbart batteri og lader, så vi skaffer det. Edit: Utsolgt og kan tidligst skaffes i slutten av august.
9. Lekkasje i kran ved nr. 18: Vi undersøker om lekkasjen er rettet opp, hvis ikke bestilles rørlegger.
10. Arbeidet med oppgradering av Telia-nettet starter opp i slutten av august. Informasjon kommer når vi har eksakte datoer og liknende.
11. Soilrør:
    For noen år siden ble soilrørene undersøkt med video. Styret har nå sett igjennom dette materialet igjen, og konkludert med at vi må sette i gang prosjekt med å utbedre soilrørene. Noen rør er kollapset, en del er i dårlig stand. Styret kontakter Olimb for å sette i gang prosessen.
12. Fellesvaskeriet:
    Det er problemer med betalingsautomaten. Service er bestilt, men pga sommerferien har det blitt litt utsatt. Tar opp tråden igjen nå.
13. Styret tar i bruk Microsoft Teams og Trello som arbeidsverktøy.
14. Neste møte:
    Tirsdag 31. august klokken 18.00.

Tirsdag 22. juni 2021

Tilstede: Erlend, Inger, Jorunn, Nikolai og Anita

1. 1. Velkommen til Jorunn Lamson og Nikolai Winsnes som er nye i styret! Vi fordelte ansvarsområdene og det ser nå slik ut:
      – Erlend (Styreleder): Administrasjon, økonomi og drift
      – Inger: Utbygging og HMS
      – Nikolai: Vedlikehold og bygningsmasse
      – Jorunn: Uteområder, dugnad og sosialt
      – Anita: Informasjon og kommunikasjon, vaskeri og utleie
   2. Introduksjon til OBF-portalen, Windows 365, Onedrive, Messenger-chat
   3. HMS: Alle i styret blir med i en liten arbeidsgruppe for å organisere arbeidet. Må lage en plan for hvilke krav som gjelder, og for å følge opp sjekklister og rapportering som må gjennomføres i løpet av et gitt tidsrom.
   4. Vi gikk igjennom ordensreglene og bruk av bakgårdene. Lager informasjon til beboere på nett/FB.
   5. Gressklipper og snøfreser selges.
   6. Oppdatering på pågående utbyggingssaker
   7. Brannsikringsprosjektet: Oslo kommune går igjennom alle murhus og vurderer brannsikring i de, og vi må være på nivå med brannsikringskravene fra 1986. Vi fikk i fjor pålegg om å utarbeide en brannsikringsrapport, og det ble gjennomført. Rapporten var alt i alt bra, med 2 mindre avvik: det må utarbeides nye bygningsmessige tegninger med nye utbygginger, og vi fikk pålegg om branntetting i noen kjellere. Styret jobber med sakene.
   8. Beskjæring/felling av trær: Tidligere i vår hadde vi en befaring av trærne i borettslaget, og den foreløpige rapporten viser at et av de store trærne i gata utenfor porten til paviljonggården må felles pga sopp, muligens også bjørka ved nr. 29 (fordi den er gammel). Noen av de andre trærne må beskjæres pga tørre grener. Styret har bedt om tilbud på jobben gjennom Vaktmester Andersen, og vi venter nå på ny rapport fra trepleier og tilbud på jobben.
   9. Støping av ny trapp i Bergensgata 18b: Beskjed fra vaktmester Tommy om at de kan gjøre jobben i uke 27. (5.-11. juli). Styret følge opp.
   10. Bredbåndsoppgradering: Graving starter ikke før i slutten av august, men Flexcom bytter kabler i oppgangene, og setter opp noen bokser i ulike kjellere før den tid. Bytter antenner inn til leilighetene etter at gravearbeidet er over.
   11. Informasjon: Etter ønske prøver vi heretter å legge ut logg etter styremøtene våre på nett. Info også på FB.
   12. Neste møte: 3. august kl. 18:00, deretter månedlige møter på tirsdager.